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上编 文秘工作综述2

第一章 办公室文秘概述2

第一节 文秘的角色2

一、文秘工作人员的特点2

二、文秘工作的特性2

三、文秘与领导的关系3

第二节 文秘工作人员必备素质4

一、文秘的基本要求4

二、文秘的职业道德要求5

三、文秘的知识要求6

四、服饰设计6

第三节 文秘工作必备技能7

一、写作技能7

二、记录及录音整理要求10

三、通信工作技能14

四、办公设备运用技能19

五、现代化电子网络工具的应用24

第四节 文秘的职责31

一、辅助决策职责31

二、协调关系职责31

三、处理事务职责31

四、组织会议职责32

五、撰写文稿职责32

六、管理文书职责32

七、保守机密职责32

八、信访工作职责32

九、督促检查职责32

中编 文秘日常工作事务34

第二章 信访、接待与外事工作实务34

第一节 信访与接待工作34

一、信访工作概述34

二、信访机构设置和人员素质要求35

三、办理人民群众来信要求和程序36

四、接待群众来访原则和程序38

五、办理信访案件40

六、特殊问题的处理42

第二节 外事工作管理实务45

一、外事工作概述45

二、外事安全保密工作48

三、外事工作操作技巧49

第三章 印信、值班和保密工作实务63

第一节 印章的使用与管理63

一、印章的概述63

二、印章的颁发与启用66

三、印章的管理与使用66

四、印章的缴销68

第二节 信证的管理与使用68

一、凭证的管理与使用68

二、介绍信的管理与使用68

第三节 文秘部门值班工作69

一、值班工作概述69

二、值班工作安排和记录70

三、值班工作标准管理72

第四节 文秘部门保密工作72

一、保密工作概述72

二、文秘工作人员保密要求75

三、文件保密和通信保密工作76

四、会议保密和宣传保密工作77

五、技术保密和情报保密工作79

六、计算机的保密工作80

第四章 会务工作管理实务82

第一节 会议与会务工作82

一、会务工作概述82

二、会议的分类82

第二节 会前准备工作85

一、确定会议名称、时间、地点85

二、确定会议筹备机构和筹备人员86

三、安排议题的原则和方法86

四、安排议题应注意的问题87

五、提名与会人员87

六、会议文件的产生、审核和分发88

七、会议通知、报名和报到89

八、会议编组和会场布置90

九、座次排列和证件制作91

第三节 会间组织服务工作92

一、签到、引导就座93

二、安排发言和会议记录93

三、会场后勤保障和会场服务95

四、编发材料、整理记录和收退文件95

五、会议集体摄影97

六、会议特殊情况的处理97

七、其他服务工作98

第四节 会议中的生活管理98

一、会场的服务管理98

二、迎接与会人员99

三、会议食宿安排99

四、安排领导看望与会人员100

五、会议的财务管理和文化生活100

六、会议的交通保障和通信服务101

七、医疗卫生服务和用品保证101

八、安排与会人员回程事务102

第五节 会后事项处理工作102

一、整理会议记录和印发会议纪要102

二、安排与会人员离会103

三、会议文件的立卷归档103

四、会议议定事项的落实104

五、会议新闻报道104

六、会议财务决算104

七、会务工作总结104

第六节 会议的文字工作105

一、会议开幕词105

二、会议简报和会议报告105

三、会议总结和会议记录106

四、会议纪要107

五、会议闭幕词108

第七节 电话会议108

第八节 会务工作的指导原则109

一、认真领会领导意图和会议的指导思想109

二、熟悉和掌握会议的组织领导情况109

三、协助领导拟定会议安排110

四、精心组织，周到服务110

五、重视并妥善地做好会议的善后工作110

第五章 文书档案管理工作实务111

第一节 档案管理工作实务111

一、档案管理工作概述111

二、档案管理现代化和标准化114

三、档案收集整理规范化118

四、全宗类档案管理121

五、档案收集标准管理127

第二节 文书管理概述131

一、公文行文制度131

二、文书处理工作的重要性132

三、文书管理程序133

第三节 收文处理134

一、收文处理概述134

二、签收和拆封134

三、批办程序136

四、请办和传阅138

五、催办和承办141

六、办复和来文收集143

第四节 发文处理145

一、发文处理概述145

二、拟稿和签发145

三、公文制发程序中的“倒流”问题149

第五节 文书的日常管理与利用150

一、文书日常管理的原则150

二、文书日常管理工作的内容150

三、文件日常管理的方法151

四、文书管理工作流程153

第六章 参谋辅助协调与督查工作实务157

第一节 参谋辅助的条件157

一、参谋的水平方向和原则157

二、克服急功近利的心理障碍158

第二节 参谋辅助要领160

一、慎重参谋、顾全大局160

二、掌握分寸，不要强加于人160

三、谨防粗心161

四、将意见变成问题提出来161

五、提出几个方案供领导选择162

六、干好工作比什么都重要162

第三节 协调的形式、方法与内容162

一、协调的概述162

二、协调的形式与方法167

三、协调活动中的换位思考168

四、政策协调与计划协调169

五、公文协调与会议协调170

六、事务协调与公务协调171

七、战略协调与关系协调173

八、受理请示报告工作中的协调175

第四节 协调工作的结果175

一、目的性和可行性175

二、严肃性和记载性176

第五节 督查工作177

一、督查工作的概述177

二、督查工作各项建设188

三、督查工作实务192

下编 文秘自我调控提高196

第七章 文秘办事效率提高技巧196

第一节 有备而来196

一、要从小事做起196

二、应准备备查的“工具书”197

三、凡事计划在先197

四、井然有序199

五、合理布局199

第二节 点滴记事200

一、小本随身的妙处200

二、“朝思暮想”的妙法200

三、多做为上的原则201

四、自编程序的高招202

五、自我提醒的办法202

第三节 述事有方的艺术203

一、明白原则的艺术203

二、意在话先的艺术203

三、横向通气的艺术204

四、善始善终的艺术205

五、留有余地的艺术205

六、一包到底的艺术206

第四节 办事的艺术207

一、一次完成的艺术207

二、化繁为简的艺术207

三、委曲求全的艺术208

第五节 处事的技巧208

一、洗耳恭听的技巧208

二、处处留心的技巧209

三、一目十行的技巧209

四、“不求甚解”的技巧210

五、百问不烦的技巧211

第六节 议事的艺术211

一、事不过三的艺术211

二、平心静气的艺术212

三、顺心转意的艺术213

四、设身处地的艺术214

五、以事喻理的艺术214

第七节 认错的艺术215

一、认错为勇的艺术215

二、重新开始的艺术216

三、刨根寻底的艺术217

四、不失时机的艺术218

五、找到“事源”的艺术218

六、防患于未然的艺术218

第八章 文秘人际关系礼仪标准220

第一节 文秘办公室人际关系概述220

一、文秘办公室人际关系的含义220

二、文秘办公室人际关系的类型220

三、文秘办公室人际关系形态221

第二节 文秘办公室人际信心和语言222

一、人际信心222

二、文秘办公室人际关系的改善223

三、文秘办公室人际语言类型224

第三节 文秘办公室人际关系技巧225

一、与上级相处的技巧225

二、与下级相处的技巧225

三、与同事相处的技巧227

四、与异性相处的技巧227

五、与职能部门的关系228

六、与系统外部的关系229

第四节 书面礼仪要求229

一、柬帖的用法229

二、公务专用信件的制作231

三、贺卡232

第五节 语言礼仪要求232

一、基调的确立233

二、程序的掌握234

三、语汇的选择235

四、音量、节奏与语气的控制235

第六节 介绍与握手礼节236

一、见面时的礼节236

二、握手规矩237

三、介绍的技巧237

四、使用名片的技巧238

第七节 送礼的艺术和要求239

一、选择礼物239

二、送礼的场合与时机241

三、国外赠送礼物的礼仪243

四、接受礼物的艺术245

五、怎样拒收礼物245

第九章 文秘说话语言艺术魅力246

第一节 文秘说话的魅力要求246

一、说话风格明快246

二、拥有个性的声音246

三、语气肯定246

四、学会倾听246

五、语调变化自然247

六、思路有条理247

第二节 文秘的说话技巧247

一、说话要先看对象247

二、懂得赞美、恭维与幽默253

三、会用提问、反问与争辩258

四、控制谈话节奏261

五、运用微笑的技巧264

六、道歉的技巧264

七、如何使语言中听——委婉含蓄265

八、如何避免尴尬——有意曲解265

第十章 文秘得体有效的公关技能267

第一节 文秘必备的公关技能267

一、策划能力和组织能力267

二、演说能力和谈判能力267

第二节 如何建立良好的人际网络268

一、公关中致命的缺点268

二、如何获得良师益友268

三、领导的领导，你该怎样相处269

四、你被缠住了怎么办269

五、没什么大得解决不了的事270

六、有了关系注意事后联络270

第三节 如何成功地融入人群271

一、集会前的准备271

二、先认清参加活动的目的271

三、确信自己必能获益272

四、成功地融入人群272

五、透露一点自己的小趣事272

第四节 不做待命的文秘273

一、电话——解决问题的利器273

二、找一个比你更紧张的人273

三、平时应流利地把事说出口274

四、鼓起去见陌生人的勇气——先去了再说274

五、试一下又如何275

六、好好评估自己275

七、你的价值观是什么275

八、变中求常276

九、内省外导277

十、他攻自守277

十一、做一个领导心中的好文秘278